Pouvez-vous vous présenter et nous présenter Numerica en quelques mots ?
Numérica est une société créée en 2001, spécialisée dans la commercialisation de solutions de bureautique : des photocopieurs, des imprimantes, des scanners, etc. Nos produits sont essentiellement destinés aux entreprises, et nous travaillons principalement avec des TPE, PME, des professions libérales ainsi que des petites collectivités locales, comme les mairies ou les communautés de communes.
Notre façon de travailler repose sur une relation de proximité avec le client, souvent un chef d’entreprise directement joignable, qui nous fait confiance pour résoudre ses problématiques. Parfois, ces clients sont prêts à payer plus cher pour bénéficier d’un service à forte valeur ajoutée. Cela demande d’être extrêmement réactifs, compétents et bien organisés, tout en conservant une approche humaine et accessible.
L’idée est de se concentrer sur une clientèle cible bien identifiée, celle à laquelle nous apportons vraiment de la valeur. Nous ne cherchons pas à plaire à tout le monde, mais à répondre précisément aux besoins de ce segment spécifique.
Quels étaient vos besoins quand vous avez contacté Corsicaweb ?
En 2013, nous avons fait appel à Corsicaweb pour une solution sur mesure. À l’époque, nous avions une multitude d’outils pour gérer notre activité commerciale : un logiciel de gestion basique qui générait devis et factures, une mini gestion de stocks, et un fichier client papier. Nous avions également un agenda électronique pour essayer de gérer les rendez-vous et les relances. Bref, c’était un peu éparpillé, entre solutions physiques et dématérialisées, et ça ne nous satisfaisait pas.
Quelles solutions ont été développées ?
Corsicaweb nous a créé un intranet qui regroupe toutes les fonctions commerciales de l’entreprise. Depuis la prise de rendez-vous, jusqu’à la gestion des devis, des factures, des stocks, des alertes, tout y est centralisé.
Un point crucial pour nous, c’est la capacité à extraire des données importantes. Par exemple, quel est notre taux de conversion de devis en factures ? Quel est le délai de paiement des créances clients ? Quelle est la valeur actuelle de notre stock ? Quelle est la marge par client ou par affaire ? Ces indicateurs me permettent de piloter et de maîtriser nos chiffres.
Dernièrement, nous avons demandé à Corsicaweb de développer un outil de reporting qui centralise ces données. Laurence, notre interlocutrice, a tout de suite compris nos besoins. Après deux ou trois réunions, nous avons mis en place cet outil, et il s’est révélé hyper efficace et essentiel pour la gestion de l’entreprise.
Pouvez-vous donner un exemple concret de ce que la solution vous a apporté ?
Oui, j’en ai plein ! Mais si je devais en choisir un, ce serait celui des bons d’interventions et des bons de livraison. À chaque fois que nous fournissons une prestation ou un matériel, nous devons générer un bon d’intervention qui atteste que le travail a été réalisé ou que la maintenance a été assurée. Avant, cela générait beaucoup de paperasse et de gestion manuelle, ce qui me faisait perdre énormément de temps puisque c’était moi qui m’en occupais.
Grâce à l’intranet développé par Corsicaweb, nous avons automatisé ce processus. Désormais, chaque fois qu’une intervention est effectuée chez un client, le technicien peut faire signer directement sur son téléphone. Cela génère automatiquement un bon d’intervention en PDF, totalement dématérialisé, qui est ensuite classé dans notre gestion électronique des documents. Je n’ai plus rien à saisir manuellement. En un clic, je peux voir ce qui a été fait, et cela ne me prend que trois secondes pour avoir une vue d’ensemble.
Un autre exemple concret est la gestion des stocks. Dans notre secteur, la gestion des consommables et des pièces détachées est cruciale pour assurer le bon fonctionnement des matériels que nous vendons. Avec Corsicaweb, nous avons mis en place un système d’alertes sur les seuils de stock. Cela signifie que nous savons exactement quand il faut commander en urgence et nous avons une visibilité sur ce qui est consommé par nos clients sur l’année. Cela nous permet d’avoir une gestion de stock très proche de la réalité.
Enfin, un troisième exemple que je trouve fondamental, c’est l’export et l’analyse des données sur les marges. Parfois, on pense qu’une affaire est rentable, mais quand on analyse les chiffres, la réalité peut surprendre. Nous avons récemment mis en place un système qui permet d’exporter des données sur les marges, tant pour les ventes que pour les services. Cela nous offre une visibilité parfaite sur la rentabilité de chaque client. Si quelque chose ne va pas ou si nous ne sommes pas à la hauteur de nos objectifs, nous pouvons ajuster immédiatement.
Ce système nous donne un taux de marge moyen sur une période donnée, ce qui nous permet de vérifier si ce taux correspond à nos objectifs. Si ce n’est pas le cas, nous pouvons réagir rapidement.
Quel a été l’impact sur votre quotidien?
Grâce à cette solution, nous avons gagné énormément de temps. Nous avons centralisé toutes nos fonctions dans un seul outil, hébergé et disponible 24h/24, que ce soit pour moi ou pour les collaborateurs, avec des accès en fonction des droits que nous leur octroyons. Cela nous donne une grande liberté de manœuvre. Personnellement, cela me permet de superviser l’activité de l’entreprise même lorsque je ne suis pas sur place.
Je peux savoir en temps réel quelles tâches ont été réalisées, ce qui a été livré chez les clients, ce qui a été facturé ou non, ce qui a été payé, etc. Pour un chef d’entreprise, c’est une aide précieuse. Je peux gérer sans être impliqué dans l’opérationnel au quotidien, ce qui est un bonus extraordinaire pour un chef d’entreprise.
Cet intranet nous a également permis d’obtenir des données précises. Récemment, nous avons accès à des données financières qui nous aident à savoir précisément ce que nous vendons, si c’est rentable ou non. Et si ce n’est pas rentable, nous savons comment optimiser ce qui l’est moins.
Pendant notre collaboration, quelle a été notre valeur ajoutée ? Qu’avez vous apprécié ?
La qualité du service, la proximité et la réactivité que j’apporte à mes clients sont exactement ce que je recherche quand je suis client. C’est ce que j’ai trouvé chez Corsicaweb. Ils sont le fournisseur idéal pour moi : toujours disponibles, à l’écoute, et très réactifs. Dès qu’ils m’ont parlé de cet outil, nous avons commencé à travailler dessus, et leur capacité à personnaliser la solution selon nos besoins a fait toute la différence.